Od MRP predloga do porudžbenice: pegging, količine i odobrenje

MRP obračun se ne završava porudžbenicom, nego predlogom. Između ta dva dokumenta stoje četiri pitanja na koja planer nabavke mora da ima odgovor: zašto se materijal naručuje, koliko ga zaista treba poručiti, do kog dana porudžbenica mora da izađe i ko je odobrava. Tek kada su ta četiri odgovora jasna, predlog postaje porudžbenica — koja zatim nasleđuje cene iz ugovora, prati se kroz delimične isporuke i zatvara prijemom i usklađivanjem sa fakturom. Ovaj tekst prolazi kroz taj deo puta, koji se u pričama o MRP-u obično preskoči.

Zašto MRP daje predlog, a ne porudžbenicu

MRP računa nad podacima koje ima: planom, sastavnicom, stanjem zaliha, otvorenim porudžbenicama i nabavnim rokovima. Ne zna da je dobavljač najavio kolektivni odmor, da je komercijala usmeno najavila veliku narudžbinu koja još nije u planu, niti da se jedna sirovina upravo menja zamenskom. Zato je podela posla razumna: sistem izračuna, planer proveri i odobri.

U NG Operations je taj korak eksplicitan. Planiranje nabavke grupiše potrebe po dobavljaču i terminu u predloge porudžbenica; planer ih pregleda, po potrebi koriguje i odobrava, a odobreni predlozi se prosleđuju u rešenje za nabavku kao porudžbenice. Predlog postaje porudžbenica tek posle odobrenja.

Prvo pitanje: zašto se ovo naručuje

Predložena količina sama po sebi ne govori ništa. Planer koji treba da je odobri mora da vidi odakle potreba dolazi: iz kog naloga prodaje ili proizvodnje i za koji termin. To je pegging — veza svake potrebe sa uzrokom koji ju je izazvao.

Pegging nije ukras izveštaja. Odgovara na tri sasvim praktična pitanja:

• Da li je potreba potkrepljena? Kada se vidi koji nalog stoji iza potrebe, planer može da proceni koliko je sigurna i da li celu količinu naručuje odmah.
• Šta se menja kad se plan promeni? Kada se nalog pomeri ili otkaže, vidi se koje potrebe — i koji predlozi — iz njega proističu.
• Šta odgovoriti kad neko pita zašto? Kada finansije ili rukovodstvo pitaju zašto se nešto naručuje, odgovor je veza do naloga, a ne ručno istraživanje po tabelama.

U NG Operations je svaka predložena količina vezana za nalog prodaje ili proizvodnje koji ju je izazvao, pa je taj odgovor deo samog predloga.

Drugo pitanje: koliko zaista

Bruto potreba nastaje razvijanjem plana kroz sastavnicu do svake sirovine, repromaterijala i ambalaže. Od nje se oduzimaju raspoložive zalihe, otvorene porudžbenice i rezervacije, pa ostaje neto potreba — ono što stvarno nedostaje. Na nju utiče i sigurnosna zaliha: za svaki materijal drži se definisana rezerva, a kada stanje padne na tačku naručivanja, potreba se okida. Kako se ta rezerva postavlja bez gomilanja robe, objasnili smo u tekstu kako smanjiti zalihe a ne zaustaviti proizvodnju.

Ali neto potreba gotovo nikad nije količina koja se poručuje. Dobavljač ima minimalnu količinu porudžbine, prodaje u pakovanjima i isporučuje na paletama, pa se neto potreba zaokružuje naviše. Tu nastaje razlika koju planer mora da razume, jer se svaki kilogram iznad potrebe pretvara u zalihu.

Ista potreba, a predlog može biti 450 ili 1.000 kilograma — u zavisnosti od toga kako dobavljač isporučuje. Brojevi u tabeli su izmišljeni radi ilustracije; poenta nije u njima, nego u tome da se odluka o višku donosi pri dogovoru sa dobavljačem, a ne pri svakoj porudžbini.

Treće pitanje: do kada mora da izađe

Količina bez termina je pola odgovora. Vremensko pomeranje radi unazad: od datuma kada je materijal potreban u proizvodnji oduzima se nabavni rok i dobija se najkasniji dan kada porudžbenica mora da izađe. U NG Operations se nabavni rok drži po artiklu i dobavljaču, a kalendar nabavke pokazuje kada svaka porudžbenica mora da krene da bi materijal stigao na vreme.

Ako taj dan već prolazi, ili rok isporuke ne pokriva potrebu, sistem upozorava. To upozorenje je najvažniji signal u celom toku: znači da je ili plan stigao prekasno, ili je nabavni rok u šifarniku optimističniji od stvarnosti. U oba slučaja planer danas ima izbor koji sutra više neće imati — drugi dobavljač, delimična isporuka ili pomeranje naloga u dogovoru sa proizvodnjom.

Nabavni rok se ne održava sam. Rešenje za nabavku ocenjuje dobavljače i po poštovanju ugovorenih rokova. Ako ocena pokazuje da dobavljač redovno kasni, to je razlog da se rok u šifarniku preispita — inače MRP svaki put računa sa rokom koji važi samo na papiru.

Četvrto pitanje: ko odobrava i šta gleda

Predlozi stižu grupisani po dobavljaču i terminu, što odgovara načinu na koji se stvarno naručuje: jedna porudžbenica dobavljaču, sa više stavki, za jedan termin isporuke. Planer pregleda grupu, koriguje gde treba i odobrava.

Pregled ne mora da traje dugo ako planer zna šta gleda:

• stavke sa upozorenjem o kašnjenju — one traže odluku danas;
• stavke kod kojih je zaokružena količina znatno veća od neto potrebe;
• stavke čiji je uzrok nalog koji je nedavno menjan ili pomeran;
• dobavljače kojima ugovor uskoro ističe, jer porudžbenica povlači cene iz aktivnog ugovora.

U rešenju za nabavku odvojene su role za referenta, šefa nabavke i kontrolu, a odobravanje ide po nivoima. Ko je, kada i šta promenio na porudžbenici ostaje u istoriji izmena.

Pre odluke: simulacija umesto pretpostavke

Najskuplje porudžbine su one izazvane promenom plana za koju se kasnije pokaže da je bila privremena. Simulacija scenarija pušta MRP obračun nad izmenjenim planom prodaje, bez ijedne stvarne porudžbenice: vidi se kako bi nabavka izgledala pri većem ili manjem planu, pre nego što bilo šta bude poručeno.

Simulacija je najkorisnija pre prihvatanja velike narudžbine ili pre odobrenja nove verzije plana. Tada se razgovor sa komercijalom vodi nad brojevima, a ne nad utiskom.

Posle odobrenja: porudžbenica nasleđuje ugovor

Odobreni predlog se ne prepisuje ručno u porudžbenicu. Cene i uslovi povlače se iz aktivnog ugovora sa dobavljačem, uz važenje, količinske rabate i uslove plaćanja; ako ugovora nema, cena se unosi ručno i beleži za buduće pregovore.

Od tog trenutka porudžbenica ima svoj život:

• Delimične isporuke. Porudžbenica ostaje otvorena dok se ne isporuči sve, pa se u svakom trenutku vidi šta je primljeno, a šta se još čeka.
• Prijem. Prijemnica se evidentira u magacinu i zatvara stavke porudžbenice. Uz WMS i ERP integraciju očekivani prijemi po porudžbenici idu ka WMS-u, a prijemi i kvalitativna kontrola vraćaju se nazad.
• Usklađivanje sa fakturom. Poručeno, primljeno i fakturisano se porede (3-way match); ako se brojevi ne poklope, odstupanje ide na odobrenje umesto da se jednostavno plati.
• Planirano naspram poručenog. Izračunate potrebe se stalno porede sa stvarno lansiranim porudžbenicama, pa rupa između plana i nabavke postaje vidljiva pre nego što postane zastoj.

Gde se ovaj tok najčešće kida

Kada nabavka ne radi kako treba, uzrok je retko sam MRP obračun. Češće je u pitanju jedan od ovih prekida:

• Predlozi se izvoze u tabelu. Planer izveze predloge, sredi ih u Excelu i ponovo ih kuca kao porudžbenice. Veza sa uzrokom se gubi, a korekcija iz tabele se nikad ne vrati u plan.
• Hitne porudžbenice mimo plana. Nabavka poruči „za svaki slučaj“, a sledeći obračun to vidi samo kao otvorenu porudžbenicu bez uzroka. Zalihe rastu, a niko ne zna zašto.
• Zastareli nabavni rokovi. Rok u šifarniku ne prati stvarno ponašanje dobavljača, pa upozorenja stižu kasno ili nikad.
• Pravila zaokruživanja koja niko ne preispituje. Minimum i pakovanje dogovoreni pre nekoliko godina i dalje diktiraju koliko robe ulazi u magacin.

Svaki od ovih prekida rešava se istim principom: predlog, porudžbenica, prijem i faktura moraju da budu karike istog lanca, a ne četiri dokumenta u četiri sistema.

Kako početi

Planiranje nabavke u NG Operations radi i samostalno — nad uvezenim planom prodaje, sastavnicama i šifarnicima, uz sopstveni šifarnik materijala, dobavljača, nabavnih rokova i sigurnosnih zaliha. I rešenje za nabavku je zaokružen sistem za sebe. Kada rade zajedno, potrebe stižu u nabavku izračunate, a ne prepisane.

Ako vas zanima šire mesto MRP-a u planiranju, pročitajte MRP, MPS i APS: šta je šta i kada vam koji treba. Ako želite da vidite kako bi tok od predloga do porudžbenice izgledao nad vašim planom i sastavnicama, javite nam se.